植栽担当になったんですが
何をすればいいのか
全く分かりません…
まず必要なのは判断ではなく
現状把握です。
この記事を読んでいただくことで
就任直後に何を確認すべきか
がわかるようになります！
就任直後にまず確認すべき5つの資料・情報
管理会社に聞くべき質問リスト
「何となく前任者を踏襲」から抜け出すための最初の一歩
輪番制などで植栽担当理事になったが、何をすればいいか分からない
前任者からの引き継ぎが口頭だけで資料がない
管理会社の説明を鵜呑みにしていいのか不安がある
就任直後にまず確認すべき資料
理事に就任していきなり業者を評価したり、金額の妥当性を判断したりする必要はありません。まず必要なのは、「今、何がどういう条件で行われているか」を書面で把握することです。
植栽管理委託契約の内容
まず確認したいのが、植栽管理がどのような契約形態になっているかです。
・建物管理業務全体の委託契約に、植栽管理も含まれる形になっているか
・それとも植栽管理だけが別契約になっているか
この違いによって、この先「植栽管理だけを見直す」ことができるかどうかが変わってきます。
管理会社に「植栽管理の契約書、または該当する部分を見せてください」と依頼すれば、通常は開示してもらえます
年間作業計画
剪定・消毒・除草などが、年に何回、どの時期に行われる計画になっているかを確認します。
多くの管理組合では、この年間計画自体を見たことがないまま、毎年同じように作業が実施され、費用が請求されているケースがあります。まずは「何をいつ、何回やる契約になっているか」を確認するだけで、後々の判断材料になります。
直近の見積書・請求書
過去数年分の見積書や請求書が保管されていれば、金額の推移を確認しておきましょう。
毎年同じ金額が続いているか
じわじわと増額されているか
作業内容に変化がないのに金額だけ変わっているか
この時点では「高いか安いか」を判断する必要はありません。まずは事実として記録しておくことが大切です。
植栽配置図
マンションにどんな樹木がどこに植えられているかを示す図面です。ただし、これが保管されていないマンションも少なくありません。ない場合は、この機会に現地を見ながら簡単なメモや写真で記録を残しておくと、今後の資料になります。
前任者・管理会社に聞くべきこと
書面での確認と並行して、人に聞いておくべきこともあります。
なぜこの業者に依頼しているのか
マンション竣工当初からの取引なのか、途中で変更した経緯があるのか。この経緯を知っておくと、後で「なぜこの業者なのか」を理事会で説明する際にも役立ちます。
過去にクレームやトラブルがあったか
住民からの苦情や、作業品質に関する問題が過去にあったかどうかも、前任者や管理員に聞いておきたいポイントです。
相見積もりを取ったことがあるか
これが最も重要な質問です。
ここで「一度も比較したことがない」という答えが返ってきたら、それ自体が一つのサインです。良し悪しをすぐに判断する必要はありませんが、覚えておいてください。
長年同じ業者に依頼し続けているマンションほど、相見積もりを取った記録がないというケースが多く見られます。これは業者が悪いという話ではなく、比較する機会自体がこれまでなかったという構造の問題であることがほとんどです。
現地を自分の目で確認する
書類上の確認と合わせて、実際に敷地内を歩いて見ておくことをおすすめします。
植栽の状態をチェックする
専門知識がなくても、次のような点は見て分かります。
・枯れている、または明らかに元気がない木がないか
・生垣や植え込みが伸びすぎていないか
・剪定の跡が不自然に強く（丸刈りのように）残っていないか
住民からの苦情・要望を確認する
掲示板への貼り出しや、管理員が受けている問い合わせの中に、植栽に関する要望やクレームが埋もれていることがあります。管理員に一度聞いてみましょう。
専用庭がある場合は管理範囲も合わせて把握する
専用庭付きの住戸がある場合、どこまでが管理組合の管理範囲で、どこからが専有部の入居者の管理範囲なのかも、この機会に確認しておくとよいでしょう。この境界線が曖昧なままトラブルになるケースもあります（この点は別の記事で詳しく解説します）。
「今すぐ変える」必要はない
ここまで確認事項を並べましたが、就任直後に業者変更などの大きな判断を下す必要はありません。
まずは1年、現状を把握しながら次の見積もり時期に備える、という進め方で十分です。確認して分かったことは、必ず理事会内で共有しておきましょう。植栽担当理事が一人で抱え込むと、任期が終わるタイミングでまた情報が途切れてしまいます。
把握した内容は、この先の判断材料になる
ここまで確認した内容——契約形態、見積もりの有無、現地の状態——は、この先「今の金額が妥当かどうか」「規約上どこまでが管理組合の責任か」を判断する際に、そのまま使う材料になります。
「言われた通り確認してみたら、一度も相見積もりを取ったことがなく、金額もずっと同じだった」というケースは、実際に少なくありません。それが問題かどうかは、次の記事で具体的な事例とともに解説します。
まとめ
植栽担当理事に就任したら、まず必要なのは判断ではなく、現状把握です。契約内容・年間計画・見積もりの推移・現地の状態、この4点を確認するだけでも、次にすべきことが見えてきます。
分からないことがあれば、管理会社以外の第三者に現地を見てもらい、意見を聞くという選択肢もあります。
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